Servizi Informatici di Area

Consigli agli utenti per un corretto uso delle liste di posta elettronica

Quando si utilizzano liste di posta elettronica, con le quali è possibile inviare lo stesso messaggio contemporaneamente a molti indirizzi (mi riferisco in particolare alla lista all-user, che comprende tutte le liste degli istituti CNR in Bologna e provincia), occorre rispettare alcune regole di base, dettate da limiti "tecnici" oltre che dal buonsenso.
Eccone un breve elenco:

è bene inviare sempre messaggi contenenti SOLO TESTO, e non allegati in formato binario (ad esempio documenti Word). Questo perchè i messaggi di testo sono generalmente di dimensioni abbastanza ridotte, non sono veicolo di virus e sono leggibili da tutti, anche da chi legge la propria posta utilizzando programmi che non permettono la gestione degli attachments. Se proprio dovete inviare un allegato, cercate almeno di usare il formato PDF che è un formato standard.

Sulle liste all-user e bo-user è stato impostato il limite massimo di 1 Mega alle dimensioni dei messaggi che possono essere fatti circolare. Chi avesse necessità di mandare documenti binari oppure testi che superano il limite, può caricarli su un sito web (oggi tutti gli istituti ne hanno almeno uno) e mandare alla lista un messaggio contenente la url (l'indirizzo, ad esempio HTTP://webserver.bo.cnr.it/~miadir/miotesto.html) a cui si può reperire il documento. Se non volete salvarlo in formato HTML, potete mettere il documento nel formato originale (.DOC o altro) e chi lo desidera lo potrà scaricare via web, per leggerselo con comodo sul proprio pc.

Chi ha necessità di rendere pubblici documenti in formato binario e non ha la possibilità di accedere a un sito web su cui pubblicarli, può disporre della sezione "Documenti" del sito web di area: è un'area in cui è possibile appunto caricare files di ogni tipo per metterli a disposizione degli utenti. Per maggiori informazioni contattare Simona Tubertini.

I messaggi che vengono respinti arrivano soltanto al postmaster delle liste, che provvede poi ad avvertire il mittente. Se vi accorgete che uno dei vostri messaggi non è stato inoltrato, molto probabilmente il motivo è questo, e verrete contattati dal postmaster per i chiarimenti del caso. A volte può succedere che vengano respinti anche messaggi tecnicamente corretti, in questo caso il postmaster può "autorizzare" Mailman, tramite password, a inoltrare lo stesso il messaggio. I messaggi respinti e rispediti in questo modo (chiamati tecnicamente "bounced mails") perdono il mittente originale che viene comunque riportato nell'oggetto e nel corpo del messaggio.

La lista all-user è nata per la diffusione rapida di notizie e informazioni relative ad eventi (seminari e quant'altro) oppure di comunicazioni di interesse generale relative alla "vita in Area". Se occorre comunicare con gli utenti del solo campus di Bologna, per notizie di interesse locale, si può utilizzare la lista bo-user, che esclude gli istituti esterni al campus.

Esistono liste tematiche, create ad hoc per argomenti: la più utilizzata è la lista area-info, che è riservata agli "annunci vari" che non sarebbero pertinenti ad all-user. I messaggi inviati a questa lista sono archiviati sul web, all'indirizzo www.bo.cnr.it/bacheca

Un'altra lista a tema e' la lista cercocasa, riservata agli "annunci immobiliari" di ricerca/offerta alloggio per i dipendenti e frequentatori dell'Area. Anche i messaggi di questa lista vengono archiviati sul web, e sono sempre consultabili all'indirizzo www.bo.cnr.it/cercocasa.

Entrambe le liste area-info e cercocasa sono a iscrizione libera e posting riservato agli iscritti.

IMPORTANTE: poichè tutte le liste di Mailman sono dotate di un controllo antispam che respinge i messaggi che non riportano in chiaro nel campo "To:" il nome della lista, oppure i messaggi che hanno copie nascoste (BCC:) siete pregati di tenerne conto e di indirizzare i messaggi sempre e soltanto direttamente a nomelista@area.bo.cnr.it, SENZA inserire questi indirizzi in ulteriori liste di rubrica e senza usare BCC: (copie carbone nascoste).

Quando si risponde a un messaggio inviato a una lista, è bene fare attenzione e inviare la risposta al solo mittente del messaggio e non a tutta la lista, se non è proprio necessario. Quando si desidera comunque inoltrare la propria risposta alla lista, è bene "pulire" il proprio messaggio da tutto ciò che non serve, come le copie dei messaggi precedenti che la maggior parte dei client di posta elettronica "attaccano" automaticamente al corpo del mail quando si fa un REPLY TO:. In questo modo si contiene la dimensione dei mail e si evitano ridondanze.

Le liste all-user e bo-user non sono "moderate": se i messaggi non superano il limite delle dimensioni, vengono inoltrati tutti, senza nessun controllo sul contenuto. Si invitano pertanto gli utenti ad usare il buon senso e ad osservare le poche regole elencate in questo testo.